di Simona Pallai

dal libro “Business writing”, di Alessandro Lucchini.

Italo Calvino diceva: “Scrivere è sempre nascondere qualcosa in modo che venga poi scoperto”. Invece le slide sono sempre troppo scritte.

Parole, immagini ed effetti multimediali vanno arricchiti con la personalità del relatore. Obiettivo: far venire l’acquolina in bocca alla platea. In altre parole catturare l’attenzione. E, soprattutto, mantenerla viva fino alla fine.

Due osservazioni preliminari.

1) Che ci fa un capitolo sulle slide in apertura di una sezione sul web? Beh, le slide hanno molto in comune con il web: si leggono da lontano, senza carta tra le mani; si scrivono a slogan, più che a paragrafi; si prestano a uno sviluppo in profondità, oltre che in sequenza, perché con i link possiamo agganciare altri file, o entrare anche nella rete; rendono la scrittura multimediale, gestendo anche immagini, suoni, animazioni…

2) Per spiegare bene un capitolo sulle slide bisognerebbe avere le slide. E come si fa, in un libro, senza le slide? Qui ci proviamo così: facciamo finta di essere in aula, e alterniamo le parole alle slide, appunto.

PowerPoint fu sviluppato alcuni anni fa dagli ingegneri di un’azienda che avevano difficoltà a comunicare con l’ufficio marketing. All’inizio non se n’era ben compreso il potenziale: era solo uno strumento per sostituire il vecchio modo di fare presentazioni.
Oggi la presentazione a slide è il secondo strumento di comunicazione interna in azienda, dopo l’e-mail. Ci serve per comunicare in pubblico; per presentare prodotti, progetti, idee che convincano i nostri interlocutori. Eppure non sempre ne facciamo un uso efficace. Allora, quando ricorrere a PowerPoint?
Quando parole e immagini trasferiscono meglio un’idea. Quando vogliamo costruire contenuti con flessibilità e trasmetterli in modo articolato e dinamico. Quando vogliamo essere percepiti come autorevoli.
Se il nostro obiettivo è convincere, PowerPoint è un ottimo strumento per applicare al meglio l’antica e sempre attuale arte della retorica.

Le fasi della creazione

Ecco le fasi da seguire quando prepariamo una presentazione a slide.

Inventio. A partire dall’obiettivo immaginiamo il soggetto della nostra presentazione. Con un brainstorming, raccogliamo idee e argomenti.

Dispositio. Organizziamo le idee. Prima impostiamo l’indice, con le sezioni principali, poi – per ciascuna sezione – definiamo gli argomenti. Non scriviamo testi, solo titoli. Quindi specifichiamo, per ogni slide, il tipo di contenuto: testo, foto, immagini, grafici… Ogni slide, una sola idea: meglio molte slide rarefatte che poche illeggibili. E curiamo soprattutto l’inizio e la fine della presentazione, perché sono i momenti in cui l’attenzione e l’aspettativa della platea sono al massimo.

Elocutio. Scendiamo in profondità e completiamo la redazione delle slide. Una slide non dev’essere esaustiva come la pagina di un libro. Non è la versione scritta (script) dell’intero discorso. Ne è piuttosto la traccia. Un aiuto a comprendere e ricordare per chi ascolterà. Distilliamo i messaggi e i dati più importanti, lasciando alle nostre capacità oratorie considerazioni, interpretazioni e dettagli.

Memoria. Recitiamo la nostra presentazione a braccio, misurando prima i tempi necessari per l’esposizione. Pensiamo al potere seduttivo dei racconti, delle metafore. Con una foto o una frase, in una slide, possiamo suggerire una storia: prepariamoci un aneddoto, ispirato alla nostra esperienza di vita e di lavoro. È storia nostra, la ricorderemo bene.

Pronuntiatio. Riempire una slide con molto testo ci espone alla tentazione di leggere. E vedere un relatore che legge una slide è forse uno degli spettacoli più deprimenti. Anche il pubblico si metterà a leggere, riga per riga, ma a una velocità diversa, traendo le proprie conclusioni senza più ascoltare. E in un colpo solo se ne vanno: l’attenzione, il contatto visivo, il controllo del processo mentale, e la nostra immagine.
Il testo delle slide dev’essere solo una sottolineatura di ciò che, poco alla volta, illustreremo.

La struttura

La presentazione a slide è una sequenza lineare e ordinata. Permette di organizzare il discorso con l’efficacia dell’ordine militare, o con la più autorevole delle scalette, quella del discorso ciceroniano, o secondo lo schema tipico dell’argomentazione di vendita. Vediamoli, uno a uno.

Un discorso del sergente alle reclute.

1) Dico ciò che dirò. Attenzione: ora vi dirò che cosa dovrete mettere nello zaino domattina quando partiremo per la marcia.
2) Lo dico. Nello zaino dovete mettere: il sacco a pelo, il telo tenda, la carta topografica, la bussola, la biancheria di ricambio, la gavetta …
3) Ridico ciò che ho detto. Dunque, abbiamo visto come dev`essere composto lo zaino. Attenti: chi si presenterà con l`equipaggiamento incompleto sarà punito.

Attenzione: ridico ciò che ho detto non è ripeto e basta. Riepilogando, il sergente unisce un energico invito all`azione. In questo caso, una minaccia: chi non porta tutto, lo metto dentro.

Vediamo come organizza il discorso Cicerone .

Exordium. Nei paragrafi iniziali indicava il messaggio principale e i criteri seguiti nella successiva esposizione.

Narratio e argumentatio. Nel corpo centrale, la descrizione dei fatti e le argomentazioni a favore del messaggio.

Peroratio. Nel gran finale riportava in modo sintetico gli argomenti più importanti e ribadiva il messaggio principale. La struttura è la stessa dell’ordine militare. Più brillante, più eloquente, ma ugualmente schematica. Vediamo come un professionista dell’e-business potrebbe organizzare una presentazione a slide, ispirandosi a Cicerone.

Esordio. La prima e la seconda slide annunciano ciò di cui parlerà. Un bel titolo, chiaro e incisivo: non “Statistiche 2005”, ma “2005: un anno decisivo”. Poi l’indice, con i titoli delle sezioni principali. Il sommario degli argomenti funziona come una barra di navigazione (e perché no, su ogni titolo un link). Infine una domanda – nel mezzo della terza slide – con cui agganciare l’attenzione del pubblico: “come offrire i nostri prodotti attraverso internet?”. La risposta, nel corso della presentazione.

Narrazione e argomentazione. Espone la propria proposta, illustrando dati, analisi di mercato, trend di crescita, opportunità, difficoltà, strategie della concorrenza. Utili grafici e tabelle, sempre con titoli e legende chiare, senza abbreviazioni incomprensibili. Anche foto e immagini funzionano, con misura. Poi prende posizione sulla propria idea, e prepara la conclusione. Pochi concetti, senza frasi articolate, solo parole chiave.

Conclusione. Riassume il discorso e il vantaggio della proposta: una sola slide, uno slogan e l’invito all’azione.

Anche lo schema di Paul Le Roux funziona molto bene nelle slide: per presentare un prodotto, un`idea, un progetto, usando le leve della convinzione. Lo trovi descritto ed esemplificato a pag. 130.

Le slide mantengono la logica sequenziale, ma consentono di usare varie soluzioni ipertestuali. Possiamo linkare una parola o un’immagine a un’altra parte della presentazione, a un altro file (testo, immagine, suono, video), a una pagina web o a un indirizzo di posta elettronica. Possiamo dunque scorrerle in sequenza lineare, oppure scegliere altri percorsi: da un titolo nell’indice possiamo saltare alla slide corrispondente, possiamo collegarci a una pagina web, o anche aprire un messaggio di posta elettronica e spedirlo in diretta a uno o più indirizzi.

Consigli di stile

In una presentazione a slide, anche l’occhio vuole la sua parte. Testi, immagini, struttura, caratteri, colori. La “forma” gioca un ruolo importante per comunicare in modo efficace e apparire credibili e autorevoli.

Alcuni accorgimenti.

Per titolare le slide, pensiamo di essere il caporedattore di un giornale. Non “Il contesto”, ma “La situazione oggi in Europa”. Non “Punti di forza”, ma “Prezzi bassi, servizi puntuali”. O anche un titolo e un sottotitolo, usando i due punti o le parentesi.“ La lavorazione delle mozzarelle ieri, oggi e domani: andamento del mercato”. “Ritorno al futuro: l’azienda nel 2006 (scenario e previsioni)”.

Oltre al titolo, non più di 6-7 righe di testo per ogni slide. Diamo ritmo al discorso con gli elenchi, a punti, a lettere o a numeri. Senza ricorrere ai punti e virgola alla fine di ogni riga: appesantiscono la struttura. Andiamo all’essenziale, anzi all’osso. Evitiamo avverbi e aggettivi: daremo le sfumature con gestualità e tono di voce. Facciamoci aiutare dai simboli: niente è meglio di una freccia per esprimere il rapporto causa-effetto. Una faccina sorridente ci rassicura: tutto bene :O)

E non c’è solo il testo. La forza espressiva di PowerPoint sta proprio nella possibilità di impiegare, a corredo del testo, effetti grafici e sonori. Possiamo usare la grafica per tradurre i concetti in immagini, che creano suggestioni. Costruiamo e applichiamo un modello struttura, per dare alla presentazione un aspetto grafico uniforme. A piè pagina, un logo, una data o uno slogan personalizzano la nostra presentazione e testimoniano cura e attenzione verso il pubblico.

Più che frasi sintatticamente perfette è utile scrivere titoli e slogan, privilegiando sempre un linguaggio positivo. Anziché lunghi paragrafi da leggere, usiamo parole chiave, verbi attivi e sostantivi. Esprimiamo concretezza con fatti e cifre: se la nostra presentazione viene stampata e portata via, resteranno a testimoniare l’accuratezza e la validità della nostra idea.

Variamo lo stile, mescolando generi diversi, il formale con l’informale, il serio e il faceto, i numeri e le storie. Pensiamo al potere delle storie: ogni tanto una piccola trance apre alla ricettività. Possiamo cominciare la presentazione con la storia, o lasciarla scivolare nel discorso, oppure usarla per concludere, sempre cercando – e controllando – l’interazione col pubblico. Da evitare, o quantomeno limitare, gli effetti di transizione da una diapositiva all’altra: sono un elemento di distrazione. Sobrietà anche con i caratteri dei testi: meglio sceglierne due in tutto, uno per i titoli e uno per il testo.
Evitiamo i corpi troppo piccoli: ogni parola si deve poter leggere anche dall’ultima fila di una sala affollata.

Definiamo la dimensione dei font per titoli, sottotitoli, testi o didascalie: una volta stabilito lo standard, rispettiamolo in ogni slide. Evitiamo le parole scritte tutte in maiuscolo e limitiamo il corsivo. Soprattutto eliminiamo le sottolineature: rendono il testo difficile da leggere a distanza (e attenzione: le parole sottolineate sono spesso lette come collegamenti ipertestuali). Occhio anche ai colori, per evitare di dare un effetto “arlecchino” alla presentazione. Per i testi, due o tre in tutto. E sempre lo stesso colore per i titoli. La combinazione cromatica più efficace nelle situazioni “convegno” (platea ampia e sala buia) è fondo blu con scritte gialle o bianche. Ma nelle riunioni operative, o nei corsi di formazione, con ambienti illuminati a giorno, meglio usare un fondo chiaro e i testi in colori scuri.

Infine, non consegnamo la stampa della presentazione prima dell’intervento. Mai. Il pubblico inizierebbe a sfogliarla e non presterebbe attenzione a noi. Utile, invece, informare all’inizio che sarà distribuita la copia della presentazione con le nostre note ed eventuali spunti per l’approfondimento (bibliografie, sitografie ecc.). Così il pubblico non dovrà affannarsi a prendere appunti.

Presentare in pubblico è un po’ come recitare a teatro.
Il relatore è l’attore principale. Le slide formano la scena che fa da sfondo alla rappresentazione. Con effetti multimediali, visivi e sonori, stimolano l’immaginazione e catturano l’interesse del pubblico.
Diceva Italo Calvino: “Scrivere è sempre nascondere qualcosa in modo che venga poi scoperto”.
Creiamo magia, dunque.
E suspense.
Scandiamo il discorso e, passo dopo passo, offriamo al pubblico un solo supporto visivo per ogni concetto. Scopriamo le carte al momento giusto: mostriamo la diapositiva poco alla volta e lasciamola in vista finché non abbiamo esaurito l’argomento.
Usiamo anche le animazioni. Ma con coerenza e parsimonia.

Il corso: Raccontare con le slide