Business writing: un requisito per tutte le professioni

di Chiara Lucchini

Università Bocconi, 27 giugno 2018. Il reader focused writing, realtà e rappresentazione, le 7 S come abilità da allenare, le strutture argomentative, la scrittura delle mail. Interazione, esercizi, domande, dubbi, curiosità.

Salirono in macchina e, nella prima luce grigia del giorno, si allontanarono tra gli alberi, lungo la riva del fiume. Macomber aprì l’otturatore della carabina e vide che era carica con cartucce blindate, chiuse l’otturatore e mise la sicura. Notò che gli tremavano le mani. (…)
“Eccolo” lo udì mormorare. “Davanti a noi, sulla destra. Scenda e vada a prenderlo. È un magnifico leone.”.
Allora Macomber vide il leone. Era di profilo, con la grossa testa alta e voltata nella loro direzione.
(…)

Macomber uscì dal vano tondeggiante di fianco al sedile anteriore, mise il piede sul predellino e scese a terra. Il leone era sempre fermo e guardava maestosamente e con freddezza quest’oggetto che ai suoi occhi, sullo sfondo degli alberi, doveva sembrare grosso come il più grosso dei rinoceronti. Sopravvento, non sentiva l’odore dell’uomo, e guardava l’oggetto muovendo un po’ il testone di qua e di là. Poi, mentre guardava l’oggetto senza paura, ma esitando ad andar giù a bere con quella cosa là davanti a lui, vide che se ne staccava la figura di un uomo e voltò la testa pesante e fece per correre al riparo degli alberi quando udì uno schianto repentino e sentì l’urto di una palla piena calibro 30.06 da 220 grani che gli squarciò il fianco e gli riempì lo stomaco di una nausea improvvisa e cocente. Sentendosi pesante e impacciato, con la pancia piena e la testa che girava per la ferita, trotterellò tra gli alberi verso l’erba alta, dove avrebbe potuto rifugiarsi, quando si udì un secondo schianto, e qualcosa sibilò sopra di lui squarciando l’aria. Poi lo schianto tornò a farsi sentire e lui incassò il colpo, che gli bucò le costole inferiori e gli affondò nel corpo, e allora galoppò, col sangue caldo che improvvisamente gli schiumava dalla bocca, verso l’erba alta dove avrebbe potuto accovacciarsi e rendersi invisibile e costringerli a portare quell’oggetto che faceva gli schianti tanto vicino da poter spiccare un balzo e atterrare l’uomo che lo imbracciava.

Macomber non aveva pensato a come si sentisse il leone, quando era sceso dalla macchina. Sapeva solo che gli tremavano le mani, e mentre si allontanava dalla macchina gli era quasi impossibile muovere le gambe.

Abbiamo aperto così – dopo le presentazioni – il corso di business writing all’Università Bocconi il 27 giugno. Questo brano è tratto da La breve vita felice di Francis Macomber, il primo dei Quarantanove Racconti di Ernest Hemingway.
All’inizio ti immedesimi nel cacciatore che imbraccia il fucile, vedi il fiume, vedi il leone nell’altra direzione. Poi sei catapultato dall’altra parte: nella parte del leone. Lo schianto repentino, l’urto, la nausea improvvisa e cocente. Un secondo schianto, poi un terzo.

Realtà e rappresentazione

Siamo poi passati a uno dei punti centrali del corso: realtà e rappresentazione.

R-RR-RRR > RRR-RR-R

Questa è la formula di tutti gli scambi comunicativi:

1. La prima R è la realtà: unica, oggettiva, sta fuori di noi, è uguale per tutti.
2. La RR è la rappresentazione della realtà. Ogni RR è unica, soggettiva. Ognuno di noi ha la propria RR: sono le idee, le opinioni, quello che pensiamo della realtà.
3. La RRR è la rappresentazione (linguistica) della rappresentazione (mentale) della realtà. La RRR sono le parole che usiamo per raccontare, descrivere, esprimere qualcosa. E il mio interlocutore? Riceve le mie parole (RRR), le decodifica in base alla propria rappresentazione della realtà (RR) e si fa una idea della realtà (R) di cui sto parlando. Quante possibilità ci sono che le due realtà coincidano? Pochissime. Tra ciò che è e ciò che diciamo di quella cosa c’è di mezzo una storia.

Le tre R hanno suscitato alcune domande da parte degli studenti.
La prima è stata: ma quando io leggo tante notizie diverse sui giornali, come faccio a risalire a capire qual è quella vera? Come faccio a risalire alla vera R?
Un’altra ragazza chi ha raccontato di aver litigato con i suoi amici, convinti che la loro RR coincida con la R. E ci ha chiesto: come faccio a convincerli che non è così?

Le 7 S del business writing

Poi le 7 S del business writing:

1. Semplicità
2. Sintesi
3. Struttura
4. Stile
5. Seduzione
6. Simpatia
7. Stravaganza

Anche qui sono emersi dubbi e curiosità.
A proposito di semplicità, una ragazza ha notato: “Possibile che a volte trovo in un libro un paragrafo di dieci righe e quella cosa mi sembra che potrei dirla in una frase sola?”. Dipende se semplificare significa davvero semplificare o sfocia nel banalizzare. Abbiamo ricordato Italo Calvino: «Quando le cose non sono semplici, pretendere la semplificazione a tutti i costi è faciloneria, e proprio questa pretesa obbliga i discorsi a diventare generici, cioè menzogneri. Invece lo sforzo di pensare e d’esprimersi con la massima precisione possibile proprio di fronte alle cose più complesse è l’unico atteggiamento onesto e utile.»
Quando poi abbiamo chiesto quali fossero, tra le 7S, le abilità che più interessavano, molti ragazzi hanno mostrato curiosità più per le parti emotive: “Come posso essere più seduttivo nella scrittura?”. E ancora: “Mi interessa la stravaganza perché non ce l’ho ben presente, non capisco come possa essere un valore della scrittura professionale”.

Le strutture argomentative

Abbiamo poi visto le tre strutture argomentative: quali sono, e quando conviene usarle.

• B.L.O.T. The Bottom Line on Top: l’argomento principale all’inizio. Nell’esordio c’è l’essenziale: nel seguito ci sono dettagli, approfondimenti, conseguenze. Struttura adeguata a testi prettamente informativi, che non richiedono cuscinetti di ammorbidimento né strategie negoziali o argomentazioni convincenti.
• B.L.I.M. The Bottom Line in the Middle: l’argomento principale al centro. Come un po’ di zucchero intorno alla pillola. Detta anche sandwich structure, o 3K structure (kiss-kick-kiss). È la struttura adatta per messaggi che possono avere un impatto negativo sul destinatario: una cattiva notizia, un diniego, un rifiuto, un parere negativo, una squalifica, o tutte le situazioni in cui vogliamo confinare la negatività nel contenuto e mantenere positiva la relazione.
• B.L.O.B. The Bottom Line on the Bottom: l’argomento principale alla fine. È la struttura deduttiva: si parte da un’introduzione, magari anche un po’ ampia, e si procede per gradi attraverso argomentazioni via via sempre più stringenti, fino a una conclusione che appare come naturale conseguenza di quanto esposto sopra. Ideale per convincere il destinatario su una certa tesi, per sedurre, per coinvolgere, per far scegliere (approvare, comprare, votare…)

Abbiamo chiesto ai ragazzi di fare un esercizio utilizzando la seconda struttura, il B.L.I.M., immaginando di dover dare una cattiva notizia. Obiettivo ancora più alto: imparare a dire di no, senza dire la parola “no”.
Un gruppo ha immaginato di dover declinare un invito a un grande evento da parte di una compagnia. Risposta: “La ringrazio molto per l’invito al prestigioso evento al quale avrei voluto partecipare. In quelle date sarò all’estero. Può venire un mio collaboratore e, per quanto mi riguarda, spero nella prossima occasione”.
Qui il messaggio è: no a questo evento, sì al prossimo, per trasmettere interesse alla proposta.
Un altro gruppo ha ipotizzato di essere un HR che deve dire a una candidata che non è stata presa: “Giulia, tutti noi abbiamo apprezzato le tue qualità. Di certo anche altre aziende le avrebbero apprezzate. In questo momento è stata selezionata un’altra persona. Posso suggerirti miei colleghi di altre aziende a cui inviare il curriculum e percorsi formativi per potenziare la tua crescita”. La struttura della risposta è sempre il sandwich: mettere più zucchero intorno alla cattiva notizia, addolcire il calcio mettendoci sopra e sotto due baci.

Sceglietele bene le parole!

Dopo aver parlato di email e dei rischi di questo strumento così delicato, verso fine giornata abbiamo lavorato su alcuni testi degli studenti: un ragazzo ci ha letto l’inizio dell’introduzione della sua tesi di laurea, un altro ci ha mostrato alcune slide che aveva preparato.

Cercando di mettere a fuoco gli strumenti analizzati durante il corso, gli altri studenti hanno interagito e dato consigli, pareri e suggerimenti.

Per chiudere, un suggerimento ce lo prendiamo da Roberto Benigni, dalla scena di un film che usiamo spesso in aula: