Come progettare testi chiari ed evitare gli errori più comuni

di Gabriella Rinaldi

I motori di ricerca restituiscono molti consigli e corsi quando digitiamo le parole chiave business writing o scrittura professionale. Di solito le risorse sono presentate come guide risolutive e buone pratiche da rispettare per rendere i testi pù efficaci. Molto utile per districarsi nel vasto mondo della scrittura e valorizzare la propria comunicazione.

Ti anticipo però che in queste righe non troverai suggerimenti definitivi sulla scrittura professionale.  Questo articolo, più che darti la soluzione conclusiva su come usare le parole in tutti i testi e i contesti professionali, è un inizio, il tuo.

Tocca a te infatti prendere nota, sottolineare, salvare, tornare e rileggere. Puoi anche depennare dove non sei d’accordo. Tuo il compito di provare cosa funziona nelle tue email di ogni giorno, nelle slide, nel report, nella brochure, sul web e sui social media. Sta a te decidere quando e come leggerlo, se tutto d’un fiato o cominciando da ciò che ti serve. Tuo l’allenamento, tuo il ritmo.

Noi ti diamo alcuni attrezzi, proprio come in palestra, e ti raccontiamo di ciò che ha funzionato nostra esperienza di scrittura.

Quello che troverai scorrendo questa guida, e non necessariamente in quest’ordine, è:

• le competenze della scrittura professionale
• alcune tecniche e metodi subito applicabili
• un po’ di risorse per approfondire

L’augurio è che poi tu riesca a tenerti in equilibrio consapevole sulle parole e nelle relazioni. Che tu non debba pensare troppo alle regole, solo scrivere col cuore e poi con la testa.

Buona lettura!

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Indice dei contenuti

Gestire il processo di scrittura

Le 3 fasi e l’uso del clustering
La struttura a 3 parti

Farsi capire: il reader focused writing

Alcune tecniche per scrivere in modo orientato al lettore
Gli esercizi di stile di Joseph M. Williams
I nemici dello stile

Farsi leggere: scrivere chiaro, semplice, inclusivo
Le competenze della scrittura professionale
Scrivere chiaro e semplice
Scrivere inclusivo

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Gestire il processo di scrittura

Le 3 fasi e l’uso del clustering

Scrivere vuol dire progettare. Richiede studio per organizzare la struttura, spirito pratico per comporre il messaggio, competenze per eliminare ciò che non serve e valorizzare ciò che resta.

Pensare, scrivere, correggere. Oppure pre-writing, free-writing, re-writing. Che si tratti di una email, di una brochure, di un contratto o di un articolo per il blog aziendale, le fasi del processo di scrittura sono sempre queste tre. Conoscerle da vicino aiuta a comprendere che scrivere non è (quasi) mai il primo passo.

Pensare (pre-writing)

In questa fase si attiva l’emisfero destro del cervello, quello specializzato nell’interpretazione emotiva e nella elaborazione emotiva. Qui è quando stimoliamo i pensieri con ricerche, parole chiave, schizzi e appunti. Di solito la conclusione di questa fase culmina nella solita scaletta per punti, ordinati in sequenza di priorità. Questo modo di procedere, che ordina le idee per punti consequenziali e lineari, potrebbe non essere il più efficace se vogliamo assecondare il pensiero creativo e lasciarlo fluire.

In alternativa ti proponiamo il clustering (da cluster=grappolo). Si tratta di una tecnica che stimola le idee, che così fluiscono in modo più semplice e veloce.

Il clustering: un grappolo per far venir fuori le idee

Come funziona?

Procurati carta e penna. Scrivi al centro del foglio l’argomento principale e nello spazio circostante annota tutte le idee che ti vengono in mente a partire dal tema centrale. La regola è una sola: parole chiave disposte casualmente nel foglio, senza attribuire un ordine.

Poi individua i due concetti più importanti, quelli che vuoi rimangano impressi al tuo lettore: uno sarà il tuo inizio, l’altro la fine. Assegna al primo in ordine di importanza la lettera B di beginning – o la I di inzio – e al secondo la E di end – o la F di fine.

Ora assegna un numero a ciascuno degli altri concetti rimasti, in base all’ordine che vuoi dare alla tua narrazione. Questo dipende, come vedremo poco più avanti, anche dall’obiettivo del testo.

Per farti un’idea di come si fa, puoi leggere alcuni esempi di clustering che abbiamo realizzato in aula.

Scrivere (free-writing)

È il momento di mettere le mani sul foglio, o sulla tastiera. In questa fase è bene avere gli appunti sott’occhio e scrivere, anche male, senza fermarti. Tutto ciò che viene fuori va bene.

Può essere utile darti un tempo per buttare giù tutto quello che ti viene in mente, senza tornare indietro sulle parole già scritte. Gli errori sono irrilevanti: si preoccuperà di correggerli, nella fase successiva, l’emisfero analitico del tuo cervello.

I pensieri devono scorrere leggeri e le idee devono essere libere dai condizionamenti del pensiero razionale. Il consiglio, dopo aver ottenuto la tua bozza, è di lasciare ossigenare le parole e tornare sul testo dopo qualche ora o, se possibile, anche dopo un giorno.

Correggere (re-writing)

È il momento di interpellare la professoressa o il professore che è in te per rileggere più volte quanto scritto. Quindi, dopo una prima lettura veloce d’insieme, inizia a leggere con attenzione e individua eventuali errori di grammatica, ortografia, punteggiatura, coerenza, tono e stile.

Scrivi sempre al computer? Allora ti suggeriamo di aggiungere l’estensione Language Tool al tuo browser: è un correttore di ortografia e grammatica che suggerisce anche i sinonimi.

Ricordati anche di:

• verificare i nomi delle fonti che citi
• usare parole semplici e concrete
• liberare il testo dai tecnicismi, dalle sigle e dai forestierismi
• evitare i luoghi comuni.

Se in questa fase ti chiedi chi ti leggerà e come potrà reagire alle tue parole, le tue parole faranno centro.

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La struttura a 3 parti

Se hai scelto di seguire il metodo delle 3 fasi per gestire il processo di scrittura, hai già individuato la famosa struttura a 3 parti inizio-corpo-fine. Quella che ci insegnano a scuola quando dobbiamo scrivere un tema, per intenderci.

Nella fase di brainstorming infatti hai già deciso quale sarà la tua introduzione, quali elementi sviluppare e cosa ribadire. Alla fine dovresti avere tra le mani un testo che segue questa sequenza:

1. dico ciò che dirò
2. lo dico e argomento
3. ridico ciò che ho detto con un invito all’azione

In questo post su LinkedIn abbiamo elencato 10 punti per scrivere semplice, può esserti utile in questa fase.

L’inizio

“E questo è il momento della scelta: ci è offerta la possibilità di dire tutto, in tutti i modi possibili; e dobbiamo arrivare a dire una cosa, in un modo particolare” – Italo Calvino

Paradossalmente l’inizio non arriva quasi mai all’inizio del processo di scrittura. Si scrive dopo aver lavorato sul testo, dopo averlo visto da vicino, da lontano e poi ancora da vicino.

L’inizio è legato alle aspettative e alla sensibilità di chi legge. E a proposito di chi legge, il presupposto di un buon inizio è mettersi nei suoi panni. Immagina davvero chi c’è dall’altra parte, la persona che riceve le tue parole:

• qual è il suo atteggiamento?
• qual è il suo stato d’animo?
• è alla scrivania col suo computer o in giro con lo smartphone?

Uno dei modi più efficaci per portare chi legge con gentilezza nel tuo testo è il questioning. Fare domande accende la conversazione e trasforma subito l’attenzione in interesse, poi in desiderio e qualche volta in azione.

Se però devi scrivere un testo molto informativo è consigliabile dare subito la notizia seguendo la famosa regola giornalistica delle 5 W: chi, cosa, dove, quando e perché.

È la classica regola del giornalismo anglosassone: rispondi alle cinque domande Who? What? Where? When? Why? (chi ha fatto che cosa, dove lo ha fatto, quando e perché) e avrai il fatto. Non è importante solo lo spirito di queste domande, ma anche l’ordine: se infatti le prime 4W esprimono gli elementi oggettivi della notizia, l’ultima W ne rappresenta l’interpretazione, che è sempre soggettiva, e perciò va data per ultima.Anche i latini conoscevano le 5 W. Anzi, più precisi, aggiungevano alle consuete domande – quis? (chi?) quid? (che cosa?) cur? (perché?) ubi? (dove?) quando? (quando?) – anche quemadmodum? (in che modo?) e quibus adminiculuis? (con quali mezzi?).

Il corpo

L’inizio e la fine sono le parti più difficili: invitano chi legge a entrare e poi a uscire dalle nostre parole, possibilmente ritornandoci.

La parte centrale però è il cuore del messaggio e non va sottovalutata. Di seguito qualche suggerimento per distribuire gli argomenti nel corpo in base al tipo di testo che devi scrivere e all’obiettivo.

La piramide rovesciata è lo schema che procede per induzione. È utile per catturare subito l’attenzione sui fatti concreti, mentre gli approfondimenti si trovano verso la fine. Questo modello è tipico dei giornalisti, che scrivono testi informativi con le 5W e procedono dal fatto più importante a quelli meno importanti.

Al contrario, con il metodo della deduzione puoi scegliere di passare dall’idea al fatto. Prima descrivi il contesto, l’ambiente, la situazione e poi spingi il lettore verso la conclusione. Questo si fa di solito nei testi pubblicitari e nelle lettere di vendita dove si procede dal generale al particolare con un percorso a imbuto.

Della struttura del messaggio in base all’obiettivo parla anche Alessandro Lucchini in questo breve video: Inizio, corpo o fine? Dove metto il messaggio chiave.

E di seguito ancora qualche suggerimento.

Devi scrivere di casi studio, biografie, narrazioni, eventi o relazioni/report? Puoi scegliere tra lo schema cronologico e lo schema problema/soluzione: entrambi i sistemi sono semplici, immediati, convincenti.

E se avessi bisogno di credibilità e fiducia? Allora il consiglio è usare il Con&pro, cioè scrivere gli argomenti a sfavore (contro), seguiti da quelli a favore (pro).

Altri elementi utili:

• gli elenchi, che danno ritmo
• la suddivisione dei paragrafi in Q&A (domande e risposte)
• le FAQ (le domande più frequenti) che favoriscono l’identificazione con il punto di vista del lettore.

La fine

Si tratta però di tornare sul messaggio con parole e modi diversi, accompagnando il lettore verso la conclusione con formule come “dunque”, “in sintesi”, “per finire”.

L’idea che nel finale sia contenuta una ridondanza rispetto a ciò che è stato detto prima, può sembrare in contraddizione con il principio di sintesi della scrittura professionale. Anche se si tratta di un richiamo, non una mera ripetizione del messaggio.

Il richiamo è comodo per chi legge per almeno tre motivi:

1. facilita l’azione se apri una finestra sul futuro e mostri con le parole quali sono i vantaggi nel fare qualcosa di specifico (es. partecipare a un evento, raggiungere determinati risultati, ecc.)
2. riduce i rischi dell’incomprensione se offri una buona sintesi
3. aiuta a ricordare soprattutto con l’aggiunta di un post scriptum

Se ti interessa approfondire le tecniche di narrazione prefigurativa, come la finestra sul futuro, vedi il libro Futuro Anteriore.

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Farsi capire: il reader focused writing

Alcune tecniche per scrivere in modo orientato al lettore

L’autoreferenzialità è una trappola in cui le aziende (e chi scrive per professione) spesso cadono. Ti sarà capitato di leggere formule come azienda leader di mercato o egregio signor/a in cima alle lettere. In primo piano c’è chi scrive, con ciò che di fantastico fa/produce/dice, ma chi legge si riconosce?

Anche se lo stile di un testo può cambiare in base all’obiettivo, la persona che legge deve essere sempre il motivo principale per cui scriviamo.

Pensa a questa persona in carne e ossa, chiamala per nome, usa il tono di voce che vorrebbe sentire, lascia che le tue parole esprimano i suoi dubbi, i suoi timori, il suo stato d’animo. Chiediti:

• a chi scrivo (cliente esterno/utente/cliente interno)?
• cosa scrivo e cosa chi legge dell’argomento di cui parlo?
• perché scrivo e qual è lo scopo primario del messaggio (informare, rispondere a una domanda, ecc.)

L’esigenza fondamentale della scrittura professionale è tenere viva l’attenzione di chi legge dall’inizio alla fine, collaborare per tutta la durata del testo e muoversi verso l’obiettivo e cioè usare un linguaggio il più preciso possibile come lessico ed evocazione di immagini visuali nitide, leggere, immediate, memorabili.

Il contenuto deve essere all’altezza delle aspettative. Meglio se è vario e ritmato, con parole lunghe e corte, con qualche esclamazione. E ancora: periodi lunghi e periodi brevi, domande che aprono il dialogo o numeri che raccontano i fatti.

Diceva Calvino nelle sue Lezioni Americane, e in particolare quando parlava di leggerezza, che la leggerezza è qualcosa che si crea nella scrittura, con i mezzi linguistici che sono quelli del poeta.

In effetti, recuperare la lezione fatta a scuola sulle figure retoriche può essere un ottimo esercizio di stile, per allenare la capacità di coinvolgere e creare ganci nuovi per l’attenzione.

Metafore, similitudini, prosopopea, anacoluto. Se usati con parsimonia e consapevolezza, le figure retoriche sono espedienti per stuzzicare la curiosità e farsi capire.

Per esempio, se in azienda il capo ci accoglie con un benvenuto a bordo! oppure ci dice che non dobbiamo gettare la spugna il messaggio è chiaro ed efficace.

Anche la tecnica del teaser è un buon modo per stimolare la curiosità. Pensa all’oggetto delle email che ricevi, o delle newsletter: ce ne sono alcuni che (ti) parlano e altri che semplicemente non ti fanno venire voglia di cliccare.

Insomma, variare il tono, il ritmo e tutto ciò che sta aldilà delle parole, è utile a accompagnare la varietà di emozioni che guidano chi legge.

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Gli esercizi di stile di Joseph M. Williams

Si dice che scrivere sia come leggere due volte. Si può anche dire che scrivere è tra le migliori applicazioni del leggere.

Leggere: soprattutto i classici o qualunque genere ti piaccia. Vanno bene anche le lettere, le email, i report, i fumetti. Qualunque testo: più leggerai, più ne guadagnerà il tuo stile – e chi ti legge.

E studiare: dai maestri, imparare dal loro stile. Un’ottima guida per allenare lo stile e svilupparne uno proprio è quella di Joseph M. Williams Style – Ten Lessons in Clarity and Grace.

Ecco, in un infografica che puoi salvare come immagine, il suo decalogo:

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I nemici dello stile

E quello che non si fa? Sono i nemici dello stile, quelle scelte di scrittura che irrigidiscono lo stile e ingessano la relazione con la persona che legge.

Con un po’ di esercizio e allenamento puoi imparare a riconoscerli, il testo sarà così più scorrevole ed efficace. Eccone un elenco:

• luoghi comuni: azienda leader, scelta vincente, su misura per te, sono espressioni logore e ormai vuote che appesantiscono e non aggiungono valore
• abbreviazioni e scrittura a singhiozzo: interrompono la lettura, possono diventare uno sgambetto
• uso esagerato delle maiuscole: chi ti legge non si offende se non trova le maiuscole sui pronomi o sulle parole chiave
• rabbia: i signori da gentili diventano egregi; i saluti da cordiali, distinti; e il dialogo si spezza
• sarcasmo: è la rabbia travestita da umorismo
• fretta: se puoi, concediti il lusso della lentezza, e i pensieri si fanno lucidi
• pignoleria: la precisione può distruggere l’attenzione, meglio il ritmo e la velocità che la precisione a tutti i costi.

Se riuscirai a riconoscere i nemici dello stile e a tenerli lontani, le tue parole risuoneranno più facilmente nella mente di chi ti legge.

Ricorda che i testi parlano, hanno una voce, e dicono sempre qualcosa di te, delle tue scelte lessicali e stilistiche, della tua personalità come professionista.

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Farsi leggere: scrivere chiaro, semplice, inclusivo

Le competenze della scrittura professionale

Ecco sette competenze chiave della scrittura professionale che iniziano per S, come la parola scrivere:

1. semplicità: saper ridurre i disturbi della comprensione e sciogliere il linguaggio troppo specialistico
2. sintesi: saper dire di più, scrivendo di meno e distinguere tra sintesi e brevità
3. struttura: la capacità di organizzare le sequenze e decidere dove inserire le parti più importanti
4. se-duzione: condurre a sé, meritarsi l’attenzione del lettore
5. sim-patia: saper toccare le corde emotive del messaggio, dando energia dove il testo rischia di indebolirsi, addolcendo dove è troppo rude
6. stra-vaganza: saper vagare anche al di fuori dei sentieri tradizionali con creatività e un pizzico di coraggio
7. stile: saper scegliere il più adatto a ogni pubblico e in ogni occasione, ridurre la distanza tra lingua scritta e parlata, mantenere un ritmo piacevole, combinando estetica ed etica.

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Scrivere chiaro e semplice

Nel processo di trasmissione di un messaggio è importante tenere a mente quali possono essere gli eventuali disturbi che ostacolano la chiarezza del messaggio. In particolare, possiamo individuarne tre:

• decodifica del testo: se le persone coinvolte hanno una conoscenza diversa del codice linguistico potrebbero intendersi con difficoltà. È importante scegliere le parole in base a chi legge e calibrare l’uso di espedienti stilistici
• analisi dei significati: se le persone attribuiscono significati diversi a cose diverse, questo potrebbe creare un’interferenza. Per essere chiari è importante valutare non solo l’uso delle parole, ma anche la punteggiatura, l’ortografia e tutto ciò che può avere influenza sulla semantica
• previsione del messaggio: chi legge matura un’aspettativa, quasi sempre almeno un po’ diversa dall’intenzione di chi scrive. Se ricevi una email da chi ami o dalle risorse umane, prima di aprirla ti fai un’idea di ciò che puoi aspettarti. Se le aspettative non sono rispettate questo può complicare la comprensione del messaggio.

Scrivere chiaro riguarda la reale efficacia del messaggio: non è solo formalismo, è rispetto di chi legge, della sua attenzione e del suo tempo.

La City University di New York, nei corsi di business writing, insegna un approccio basato sul motto Write the way you speak. Significa principalmente ridurre la distanza tra la lingua parlata e scritta, cioè adottare una lingua più semplice e naturale. Una lingua chiara e capace di instaurare con chi legge una relazione simile a come se chi legge fosse di fronte a chi scrive.

Scrivere chiaro e semplice è anche il presupposto del plain italian, del quale ci facciamo promotori in quanto soci di Plain Language Association International (PLAIN).

Se hai voglia di approfondire il tema del linguaggio plain: un libro, il nostro Scrivere diritto, i corsi dedicati alla semplificazione del linguaggio giuridico e amministrativo, questo articolo sul blog di Luisa Carrada e l’intervista a Lorenzo Carpanè e Veronica Morlacchi in occasione dell’uscita di Che contratti! Il libro per semplificare il linguaggio giuridico.

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Scrivere inclusivo

Scriviamo ogni giorno e ogni giorno dobbiamo scegliere quali parole usare. Dobbiamo farlo in base alle persone che ci leggono, a chi siamo, all’obiettivo, in base al contesto in cui lo facciamo. In base alle ricadute sociali che queste parole avranno.

Quando parliamo di linguaggio inclusivo, si salta subito alle tematiche di genere. Per esempio, avrai letto o discusso sull’uso di un simbolo vocalico neutro come lo schwa per rendere l’italiano più inclusivo, oppure dell’asterisco. Al di là delle discussioni sulla ricerca di soluzioni nuove, è davvero solo una questione di sessismo nella lingua?

Il linguaggio inclusivo, o ampio, abbraccia per definizione diverse sfere del nostro vivere sociale, e la considerazione delle differenze di genere non è l’unica che valga la pena considerare.

Il dizionario Oxford Languages definisce l’inclusività come la tendenza a estendere a quanti più soggetti possibili il godimento di un diritto o la partecipazione a un sistema o a un’attività. Di conseguenza, un linguaggio inclusivo aiuta a raggiungere questo obiettivo: partecipare all’inclusione di più persone possibili nei diritti, sistemi o attività sociali. “La parola è materializzazione”, diceva Alma Sabatini.

Persone giovani, anziane, immigrate o residenti in un paese da generazioni, etero, gay, lesbiche, transgender, queer, abili e disabili, di questa o quella fede religiosa. Il linguaggio inclusivo è lo spettro che comprende le molte identità e le infinite sensibilità che abitano la società. Per questo si preferisce parlare anche di linguaggi inclusivi, al plurale.

Certo, scrivere inclusivo comporta uno sforzo, per rompere convinzioni e schemi cognitivi. Scrivere inclusivo è anche il tentativo di creare una società più democratica e partecipativa, fatta di accordo e relazione.

Puoi farlo tu, posso farlo io e possiamo farlo tutti e tutte nelle parole che scegliamo ogni giorno. Perché le parole, a guardarci bene dentro, non sono mai soltanto parole. Sono un mondo, il nostro, e per questo dobbiamo prendercene cura. Dietro le parole, dentro le parole e dentro la nostra comunicazione, deve esserci sempre un lavoro di consapevolezza.

Dentro le parole: il libro di Paola Centomo e Alessandro Lucchini

Se ti interessa riflettere sulle abitudini linguistiche e illuminare i significati di senso nuovo, D&I e linguaggio è il nostro nuovo corso aziendale. Un corso dedicato a tutte le persone che riconoscono il valore strategico delle buone pratiche di D&I e intendono migliorare la propria capacità comunicativa nella sfera professionale.

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Questa è una guida interattiva, verrà aggiornata e modificata nel tempo per non perdere mai di vista che il Continuo imparare può assumere significati nuovi a seguito di una ricerca, di un incontro o di uno spunto colto in un momento impensato.

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