Come progettare la comunicazione e avvicinare il buon italiano parlato al buon italiano scritto

di Gabriella Rinaldi

I motori di ricerca restituiscono molti consigli risolutivi e buone pratiche per raggiungere questo o quell’altro obiettivo, per fare meglio e in definitiva continuare a imparare.

In queste righe, invece, non troverai suggerimenti conclusivi su come usare le parole in tutti i testi e i contesti professionali. Questo articolo, più che la conclusione, vuole essere un inizio.

Tocca a te infatti segnare le tue note, sottolineare, salvare, tornare, rileggere e depennare dove non sei d’accordo. Tuo il compito di provare cosa funziona nelle mail di ogni giorno, nelle slide e nel report da consegnare quanto prima, nella brochure o sul web e sui social media.

Sta a te decidere quando e come leggerlo: tutto d’un fiato o cominciando da ciò che ti serve.

Tuo l’allenamento, tuo il ritmo.

Noi ti diamo alcuni attrezzi, proprio come in palestra, e ti raccontiamo un po’ della nostra esperienza di scrittura, cioè:

• le competenze necessarie della scrittura professionale
• alcune tecniche e metodi subito applicabili
• un po’ di risorse per approfondire

L’augurio è che poi tu riesca a tenerti in equilibrio consapevole sulle parole e nelle relazioni, senza pensare troppo alle regole, scrivendo col cuore e poi con la testa.

Buona lettura!

Indice dell’articolo

Gestire il processo di scrittura
Le 3 fasi e l’uso del clustering
La struttura a 3 parti
Farsi capire: il reader focused writing
Alcune tecniche per scrivere in modo orientato al lettore
Gli esercizi di stile di Joseph M. Williams
I nemici dello stile
Farsi leggere: scrivere chiaro, semplice, inclusivo
Le competenze della scrittura professionale
Scrivere chiaro e semplice
Scrivere inclusivo

Gestire il processo di scrittura

Le 3 fasi e l’uso del clustering
L’esposizione scritta di un pensiero è un progetto: richiede studio per organizzare la struttura, spirito pratico per comporre il messaggio e competenze per eliminare ciò che non serve e valorizzare ciò che resta.

Che si tratti di una email, di una brochure, di un contratto o di un articolo per il blog aziendale, le fasi del processo di scrittura sono sempre tre: pensare, scrivere, correggere o pre-writing, free-writing, re-writing.

Conoscerle da vicino aiuta a comprendere che scrivere non è (quasi) mai il primo passo.

Pensare. È la fase in cui la mente si attiva con ricerche, parole chiave, schizzi, appunti. In particolare si attiva l’emisfero destro del cervello, specializzato nell’interpretazione emotiva e nell’elaborazione visiva. Proprio per questo un metodo ancora più efficace della solita scaletta, che ordina le idee per punti consequenziali e lineari, è il clustering (cluster=grappolo).
Si tratta di una tecnica che asseconda il pensiero creativo e stimola le idee, che così fluiscono in modo più semplice e veloce. Come funziona?
Procurati carta e penna. Scrivi al centro del foglio l’argomento principale e nello spazio circostante annota tutte le idee che ti vengono in mente a partire dal tema centrale. La regola è una sola: parole chiave disposte casualmente nel foglio, senza attribuire un ordine.
Poi individua i due concetti più importanti, quelli che vuoi rimangano impressi al tuo lettore: uno sarà il tuo inizio, l’altro la fine. Assegna al primo in ordine di importanza la lettera B di beginning – o la I di inzio – e al secondo la E di end – o la F di fine.
Ora assegna un numero a ciascuno degli altri concetti rimasti, in base all’ordine che vuoi dare alla tua narrazione. Questo dipende, come vedremo poco più avanti, anche dall’obiettivo del testo.
Per farti un’idea di come si fa, puoi leggere alcuni esempi di clustering che abbiamo realizzato in aula.
Scrivere. È il momento di mettere le mani sul foglio, o sulla tastiera. In questa fase è bene avere gli appunti sott’occhio e scrivere, anche male, senza fermarti.

Può essere utile darti un tempo per buttare giù tutto quello che ti viene in mente, senza tornare indietro sulle parole già scritte. Tutto ciò che viene fuori va bene. I pensieri devono scorrere leggeri e le idee devono essere libere dai condizionamenti del pensiero razionale.

Gli errori sono irrilevanti: si preoccuperà di correggerli, nella fase successiva, l’emisfero analitico del tuo cervello.

Il consiglio, dopo aver ottenuto la tua bozza, è di lasciare ossigenare le parole e tornare sul testo dopo qualche ora o, se possibile, anche dopo un giorno.

Correggere. È il momento di interpellare la professoressa o il professore che è in te per rileggere più volte quanto scritto. Prima di avvicinarti al tuo testo, però, chiediti chi ti leggerà e come potrà reagire alle tue parole.

Quindi, dopo una prima lettura veloce d’insieme, inizia a leggere con attenzione e individua eventuali errori di grammatica, ortografia, punteggiatura, coerenza, tono e stile. Scrivi sempre al computer? Allora ti suggerisco di aggiungere l’estensione Language Tool al tuo browser, è un correttore di ortografia e grammatica che suggerisce anche i sinonimi.

Ricordati anche di verificare i nomi delle fonti che citi, di usare parole semplici e concrete, di liberare il testo dai tecnicismi, dalle sigle, dai forestierismi e dall’eccesso di modi di dire. Chi ti legge ti ringrazierà.

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La struttura a 3 parti
In questo post su LinkedIn abbiamo elencato 10 punti per scrivere semplice, può esserti utile in questa fase.

Se hai scelto di seguire il metodo delle 3 fasi per gestire il processo di scrittura, hai già individuato la famosa struttura inizio-corpo-fine, quella che ci insegnano a scuola per scrivere un tema.

Nella fase di brainstorming infatti hai già deciso quale sarà la tua introduzione, quali elementi sviluppare e cosa ribadire. Alla fine dovresti avere tra le mani un testo che segue questa sequenza:

1. dico ciò che dirò
2. lo dico e argomento
3. ridico ciò che ho detto con un invito all’azione

L’inizio. Paradossalmente l’inizio non arriva quasi mai all’inizio del processo di scrittura. Si scrive dopo aver lavorato sul testo, dopo averlo visto da vicino, da lontano e poi ancora da vicino.

“E questo è il momento della scelta: ci è offerta la possibilità di dire tutto, in tutti i modi possibili; e dobbiamo arrivare a dire una cosa, in un modo particolare” – Italo Calvino

L’inizio è legato alle aspettative e alla sensibilità di chi legge.

E a proposito di chi legge, il presupposto di un buon inizio è mettersi nei suoi panni. Immagina davvero chi c’è dall’altra parte, la persona che riceve le tue parole: qual è il suo atteggiamento? E il suo stato d’animo? È alla scrivania col suo computer oppure in giro con lo smartphone?

Uno dei modi più efficaci per portare chi legge con gentilezza nel tuo testo è il questioning. Fare domande accende la conversazione e trasforma l’attenzione in interesse, poi in desiderio e qualche volta ispira anche a compiere un’azione.

Se però devi scrivere un testo altamente informativo è consigliabile dare subito la notizia seguendo la famosa regola giornalistica delle 5 W: chi, cosa, dove, quando e perché.

Il corpo. Se è vero che l’inizio e la fine sono le parti più difficili perché invitano chi legge a entrare e poi a uscire dalle nostre parole, possibilmente ritornandoci, se non fisicamente almeno con la mente, la parte centrale del testo costituisce il messaggio.

Di seguito qualche suggerimento per distribuire gli argomenti nel corpo in base al tipo di testo che devi scrivere.

La piramide rovesciata è lo schema tipico dei giornalisti, che scrivono testi informativi con il modello delle 5W e procedono dal fatto più importante a quelli meno importanti. È utile per catturare subito l’attenzione sui fatti concreti, gli approfondimenti si trovano verso la fine.

Al contrario, con il metodo della deduzione puoi scegliere di passare dall’idea al fatto, dal generale al particolare con un percorso a imbuto. Prima descrivi il contesto, l’ambiente, la situazione e poi spingi il lettore verso la conclusione, come si fa nei testi pubblicitari e nelle lettere di vendita.

Devi scrivere di casi studio, biografie, narrazioni, eventi o relazioni/report? Puoi scegliere tra lo schema cronologico e lo schema problema/soluzione: entrambi i sistemi sono semplici, immediati, convincenti.

E se avessi bisogno di credibilità e fiducia? Allora il consiglio è usare il Con&pro, cioè scrivere gli argomenti a sfavore (contro), seguiti da quelli a favore (pro).

Altri suggerimenti utili sono gli elenchi, che danno ritmo, la suddivisione dei paragrafi in Q&A (domande e risposte) o le FAQ (le domande più frequenti) che favoriscono l’identificazione con il punto di vista del lettore.

Della struttura del messaggio in base all’obiettivo parla anche Alessandro Lucchini in questo breve video: Inizio, corpo o fine? Dove metto il messaggio chiave.

La fine. L’idea che nel finale sia contenuta una ridondanza rispetto a ciò che è stato detto prima, potrebbe sembrare in contraddizione con il principio di sintesi della scrittura professionale.

Si tratta però di tornare sul messaggio con parole e modi diversi, accompagnando il lettore verso la conclusione con formule come “dunque”, “in sintesi”, “per finire”. È un richiamo, non una mera ripetizione del messaggio.

Il richiamo è comodo per il lettore per almeno tre motivi:

1. facilita l’azione se gli apri una finestra sul futuro, quindi gli mostri con le parole quali sono i vantaggi nel fare qualcosa di specifico (es. partecipare a un evento, raggiungere determinati risultati, ecc.)
2. riduce i rischi dell’incomprensione se offri una buona sintesi, capace di riprendere gli argomenti fondamentali del testo
3. aiuta a ricordare, soprattutto con l’aggiunta di un post scriptum che a colpo d’occhio precisa un dettaglio

Se ti interessa approfondire le tecniche di narrazione prefigurativa, come la finestra sul futuro, vedi il libro Futuro Anteriore.

Farsi capire: il reader focused writing

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Alcune tecniche per scrivere in modo orientato al lettore

Anche se lo stile di un testo può cambiare in base all’obiettivo, la persona che legge deve essere sempre il motivo principale per cui scriviamo.

Pensa a questa persona in carne e ossa, chiamala per nome, usa il tono di voce che vorrebbe sentire, lascia che le tue parole esprimano i suoi dubbi, i suoi timori, il suo stato d’animo. Chiediti:

– a chi scrivo (cliente esterno/utente/cliente interno)?
– cosa scrivo e cosa chi legge dell’argomento di cui parlo?
– perché scrivo e qual è lo scopo primario del messaggio (informare, rispondere a una domanda,                               diffondere una certa cultura, entrare in contatto con un’azienda, ecc.)

L’autoreferenzialità è una trappola in cui le aziende (e chi scrive per professione) spesso cadono. Ti sarà capitato di leggere formule come azienda leader di mercato o egregio signor/a in cima alle lettere.

In primo piano c’è chi scrive, con ciò che di fantastico fa/produce/dice, ma chi legge si riconosce?

L’esigenza fondamentale per uno scrittore professionale è tenere viva l’attenzione di chi legge dall’inizio alla fine, collaborare per tutta la durata del testo e muoversi verso l’obiettivo e cioè usare un linguaggio il più preciso possibile come lessico ed evocazione di immagini visuali nitide, leggere, immediate, memorabili.

Diceva Calvino nelle sue Lezioni Americane, e in particolare quando parlava di leggerezza, che la leggerezza è qualcosa che si crea nella scrittura, con i mezzi linguistici che sono quelli del poeta.

In effetti, recuperare la lezione fatta a scuola sulle figure retoriche può essere un ottimo esercizio di stile, per allenare la capacità di coinvolgere e creare ganci nuovi per l’attenzione.

Metafore, similitudini, prosopopea, anacoluto: se usati con parsimonia e consapevolezza, le figure retoriche sono espedienti per stuzzicare la curiosità e farsi capire.

Per esempio, se in azienda il capo ci accoglie con un benvenuto a bordo! oppure ci dice che non dobbiamo gettare la spugna il messaggio è chiaro ed efficace.

Anche la tecnica del teaser è un buon modo per stimolare la curiosità. Pensa all’oggetto delle email che ricevi, o delle newsletter: ce ne sono alcuni che (ti) parlano e altri che semplicemente non ti fanno venire voglia di cliccare.

Il contenuto poi deve essere all’altezza delle aspettative, vario e ritmato, con parole lunghe e corte, con qualche esclamazione, periodi lunghi e periodi brevi, domande che aprono il dialogo oppure con dei numeri che raccontano i fatti.

Variare il tono, il ritmo e tutto ciò che sta aldilà delle parole, è utile a accompagnare la varietà di emozioni che guidano chi legge.

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Gli esercizi di stile di Joseph M. Williams

Si dice che scrivere sia come leggere due volte. Si può anche dire che scrivere è tra le migliori applicazioni del leggere.

Leggere: soprattutto i classici o qualunque genere ti piaccia. Vanno bene anche le lettere, le email, i report, i fumetti. Qualunque testo: più leggerai, più ne guadagnerà il tuo stile – e chi ti legge.

E studiare: dai maestri, imparare dal loro stile.

Un’ottima guida per allenare lo stile e svilupparne uno proprio è quella di Joseph M. Williams Style – Ten Lessons in Clarity and Grace.

Ecco, in un infografica che puoi salvare come immagine, il suo decalogo:

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I nemici dello stile

E quello che non si fa? Sono i nemici dello stile, quelle scelte di scrittura che irrigidiscono lo stile e ingessano la relazione con la persona che legge.

Con un po’ di esercizio e allenamento puoi imparare a riconoscerli, il testo sarà così più scorrevole ed efficace. Eccone un elenco:

– luoghi comuni: azienda leader, scelta vincente, su misura per te, sono espressioni logore e ormai vuote           che appesantiscono e non aggiungono valore.
– abbreviazioni e scrittura a singhiozzo: interrompono la lettura, possono diventare uno sgambetto
– uso esagerato delle maiuscole: chi ti legge non si offende se non trova le maiuscole sui pronomi o sulle         parole chiave
– rabbia: i signori da gentili diventano egregi; i saluti da cordiali, distinti; e il dialogo si spezza
– sarcasmo: è la rabbia travestita da umorismo
– fretta: se puoi, concediti il lusso della lentezza, e i pensieri si fanno lucidi
– pignoleria: la precisione può distruggere l’attenzione, meglio il ritmo e la velocità che la precisione                     a tutti i costi.

Se riuscirai a tenerli lontani, le tue parole risuoneranno più facilmente nella mente di chi ti legge.

Ricorda che i testi parlano, hanno una voce, e dicono sempre qualcosa di te, delle tue scelte lessicali e stilistiche, della tua personalità come professionista.

Farsi leggere: scrivere chiaro, semplice, inclusivo

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Le competenze della scrittura professionale

Ecco sette competenze chiave della scrittura professionale che iniziano per S, come la parola scrivere:

– semplicità: saper ridurre i disturbi della comprensione e sciogliere il linguaggio troppo specialistico, pesante e a volte fastidioso

– sintesi: saper dire di più, scrivendo di meno e distinguere tra sintesi e brevità

– struttura: la capacità di organizzare le sequenze e decidere dove inserire le parti più importanti

– se-duzione: condurre a sé, meritarsi l’attenzione del lettore e aiutarlo a superare la fretta, la noia, la distrazione

– sim-patia: saper toccare le corde emotive del messaggio, dando energia dove il testo rischia di indebolirsi,                  addolcendo dove è troppo rude

– stra-vaganza: saper vagare anche al di fuori dei sentieri tradizionali con creatività e un pizzico di coraggio

– stile: saper scegliere il più adatto a ogni pubblico e in ogni occasione, ridurre la distanza tra lingua scritta e                   parlata, mantenere un ritmo piacevole, combinando estetica ed etica.

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Scrivere chiaro e semplice

La City University di New York, nei corsi di business writing, insegna un approccio basato sul motto Write the way you speak. Significa principalmente ridurre la distanza tra la lingua parlata e scritta, cioè adottare una lingua più semplice e naturale, chiara e capace di instaurare con chi legge una relazione simile a come sarebbe se fosse di fronte a chi scrive.

Nel processo di trasmissione di un messaggio è importante tenere a mente quali possono essere gli eventuali disturbi che ostacolano la chiarezza del messaggio. In particolare, possiamo individuarne tre.

1. Decodifica del testo: se le persone coinvolte hanno una conoscenza diversa del codice linguistico potrebbero intendersi con difficoltà. È importante scegliere le parole in base a chi legge e calibrare l’uso di espedienti stilistici.

2. Analisi dei significati: se le persone attribuiscono significati diversi a cose diverse, questo potrebbe creare un’interferenza. Per essere chiari è importante valutare non solo l’uso delle parole, ma anche la punteggiatura, l’ortografia e tutto ciò che può avere influenza sulla semantica.

3. La previsione del messaggio: chi legge matura un’aspettativa, quasi sempre almeno un po’ diversa dall’intenzione di chi scrive. Se ricevi una lettera da chi ami, dalle risorse umane, dall’ufficio delle tasse, prima di aprire la comunicazione ti fa un’idea di ciò che puoi aspettarti, se le aspettative non sono rispettate questo può complicare la comprensione del messaggio.

Scrivere chiaro riguarda la reale efficacia del messaggio: non è solo formalismo, è rispetto di chi legge, della sua attenzione e del suo tempo.

Scrivere chiaro e semplice è anche il presupposto del plain italian, del quale ci facciamo promotori in quanto soci di Plain Language Association International (PLAIN).

Se hai voglia di approfondire: un libro, il nostro Scrivere diritto, i corsi dedicati alla semplificazione del linguaggio giuridico e amministrativo e questo articolo sul blog di Luisa Carrada.

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Scrivere inclusivo

Scriviamo ogni giorno e ogni giorno dobbiamo scegliere quali parole usare: in base alle persone che ci leggono, a chi siamo, all’obiettivo, in base al contesto in cui lo facciamo, ma anche in base alle ricadute sociali che queste parole avranno.

Quando parliamo di linguaggio inclusivo, si salta subito alle tematiche di genere. Per esempio, avrai letto o discusso sull’uso di un simbolo vocalico neutro come lo schwa per rendere l’italiano più inclusivo, oppure dell’asterisco.

Aldilà delle discussioni sulla ricerca di soluzioni nuove, è importante tenere a mente che l’inclusività abbraccia per definizione diverse sfere del nostro vivere sociale, e la considerazione delle differenze di genere non è l’unica che valga la pena considerare.

Il dizionario Oxford Languages definisce l’inclusività come la tendenza a estendere a quanti più soggetti possibili il godimento di un diritto o la partecipazione a un sistema o a un’attività.

Di conseguenza, un linguaggio inclusivo aiuta a raggiungere questo obiettivo: partecipare all’inclusione di più persone possibili nei diritti, sistemi o attività sociali.

Scrivere inclusivo è un grosso sforzo, perché implica scalzare le nostre convinzioni e tutti quegli schemi cognitivi (gli stereotipi) che ci semplificano in qualche modo la vita.

Se infatti da un lato gli stereotipi ci semplificano la vita, possono in egual misura complicarla ad altri.

Scrivere inclusivo comporta uno sforzo, per rompere convinzioni e schemi cognitivi, ma è anche il tentativo di creare una società più democratica e partecipativa, fatta di accordo e relazione.

Dietro le parole, dentro le parole e dentro la nostra comunicazione, deve esserci sempre un lavoro di consapevolezza.

Puoi farlo tu, posso farlo io e possiamo farlo tutti e tutte nelle parole che scegliamo ogni giorno.

Anche noi vogliamo contribuire con D&I e linguaggio, un nuovo corso aziendale dedicato a tutte le persone che riconoscono il valore strategico delle buone pratiche di D&I e intendono migliorare la propria capacità comunicativa nella sfera professionale.

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Questa è una guida interattiva, verrà aggiornata e modificata nel tempo per non perdere mai di vista che il Continuo imparare può assumere significati nuovi a seguito di una ricerca, di un incontro o di uno spunto colto in un momento impensato.

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